Im ersten Teil meiner Serie über die Dokumentation von Geschäftsprozessen habe ich die Herausforderungen und den oft unterschätzten Wert einer umfassenden Doku beleuchtet. Nun möchte ich tiefer in die Thematik eintauchen und konkrete Schritte zur Vorbereitung vorstellen, die helfen können, eine effektive Dokumentation aufzubauen.
Was gehört alles dazu?
Eine vollständige Dokumentation sollte nicht nur die grundlegenden Anweisungen enthalten, sondern auch detaillierte Prozessbeschreibungen, Benutzerhandbücher, technische Dokumentationen und Prozessdiagramme. Prozessbeschreibungen bieten detaillierte Anleitungen für die wichtigsten Geschäftsabläufe, während Benutzerhandbücher Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die tägliche Nutzung von Software-Tools liefern.
Technische Dokumentationen geben Einblick in die IT-Infrastruktur und deren Konfigurationen, und Prozessdiagramme stellen Arbeitsabläufe visuell dar, um das Verständnis zu erleichtern.
Ein besonders wichtiger Aspekt der Dokumentation ist eine Art Software Bill of Materials (SBOM). Ein SBOM im ursprünglichen Sinne ist ein Dokument, das die in einem Softwareprodukt enthaltenen Komponenten auflistet. Es hilft, potenzielle Sicherheitslücken zu identifizieren und sicherzustellen, dass alle Teile der Software regelmäßig aktualisiert werden. Jede IT-Abteilung sollte so wissen, welche Software im Unternehmen genutzt wird und welches Security-Konzept damit verbunden sein sollte.
Die Bedeutung einer „PBOM“
Übertragen auf die Dokumentation von Prozessen entsteht so quasi das Inhaltsverzeichnis des Unternehmens. Diese „Process Bill of Materials“ (PBOM) umfasst nicht nur die Hauptmodule, sondern auch alle Nebenschauplätze und deren Abhängigkeiten. Durch die genaue Aufzeichnung dieser Verknüpfungen ist sichergestellt, dass die Wechselwirkungen und Abhängigkeiten transparent und nachvollziehbar sind.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Versionierung der Prozesse. Ähnlich wie bei Software-Komponenten können auch Geschäftsprozesse Änderungen und Aktualisierungen unterliegen – zum Beispiel, weil sie durch technische Schulden komplett umgestellt werden mussten. Dadurch wird sichergestellt, dass ich jederzeit nachvollziehen kann, wie sich ein Prozess im Laufe der Zeit entwickelt hat und welche Anpassungen notwendig waren.
Zusätzlich zu den Prozessen selbst dokumentiere ich auch die Werkzeuge und Systeme, die in den Prozessen verwendet werden. Dies umfasst sowohl die Software-Tools als auch die physischen Ressourcen. Durch die Einbeziehung dieser Informationen erhalte ich ein vollständiges Bild der Prozesslandschaft im Unternehmen.
Next Steps für die Erstellung einer Dokumentation
Mit der „fertigen“ PBOM als Inhaltsverzeichnis, kann nun mit der „eigentlichen“ Dokumentation für den Anwender gestartet werden. Dabei muss klar sein: Regelmäßige Aktualisierungen sind essenziell, um sicherzustellen, dass sie nicht schon am nächsten Tag veraltet ist. Eine zentrale Ablage, etwa ein Wiki, ermöglicht es, alle Dokumente leicht zugänglich zu machen und aktuell zu halten. In der Unternehmenswelt hat sich hier etwa Confluence fest etabliert.
Ebenso wichtig ist die Schulung und Kommunikation, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter im Umgang mit ihr und den Prozessen geschult sind und deren Nutzung gefördert wird. Wenn die Anwender nicht nur wissen, es gibt eine Dokumentation, sondern sie auch nutzen, spart dies nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern hilft auch, Wissen zu bewahren und Prozesse zu standardisieren.
Eine umfassende und aktuelle Dokumentation ist eine Investition, die sich auf lange Sicht auszahlt. Im nächsten Teil dieser Serie werde ich die Tools und Methoden vorstellen, die ich bei der Erstellung und Pflege hilfreich sind: Confluence, Greenshot, Teams, Gliffy und Shotcut.