Im letzten Beitrag haben wir die Bedeutung einer gut strukturierten Dokumentation und die ersten Schritte zur Erstellung einer „Process Bill of Materials“ (PBOM) behandelt. Nun möchte ich einige hilfreiche Tools vorstellen, die diesen Prozess unterstützen können. Zwar gibt es noch viele andere, doch mit diesen habe ich in der Vergangenheit und aktuell die meiste Erfahrung.
Confluence
Confluence ist ein leistungsfähiges Wiki-Tool von Atlassian, das sich hervorragend für die zentrale Ablage und Verwaltung von Dokumentationen eignet. Es ermöglicht kollaboratives Arbeiten, Versionskontrolle und bietet eine Vielzahl von Vorlagen zur Dokumentation von Prozessen, Projekten und technischen Spezifikationen. Mit Confluence können Teams Informationen an einem zentralen Ort sammeln und strukturieren, was die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch erleichtert.
Greenshot
Greenshot ist ein benutzerfreundliches Screenshot-Tool, das sich perfekt für die Erstellung von visuellen Anleitungen und Dokumentationen eignet. Mit Greenshot können Screenshots schnell und einfach aufgenommen, bearbeitet und in Dokumente integriert werden. Funktionen wie Anmerkungen, Hervorhebungen und das Unkenntlichmachen von sensiblen Informationen machen es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die Erstellung von visuellen Inhalten.
Gliffy
Gliffy ist ein Diagramm-Tool, das direkt in Confluence integriert werden kann. Es ermöglicht die Erstellung von Prozessdiagrammen, Flussdiagrammen, Netzwerkdiagrammen und vielen anderen visuellen Darstellungen. Diese Diagramme sind hilfreich, um komplexe Prozesse und Strukturen verständlich darzustellen und zu dokumentieren. Die Benutzerfreundlichkeit und die Vielzahl an Vorlagen und Symbolen machen Gliffy zu einem wertvollen Werkzeug für die visuelle Prozessdokumentation.
MS Teams
Teams ist eine Kommunikations- und Kollaborationsplattform von Microsoft, die sich ideal für die Zusammenarbeit in Echtzeit eignet. Neben Chat- und Videoanruffunktionen bietet Teams auch die Möglichkeit, Dateien zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Dies ist besonders nützlich für die Abstimmung und Überprüfung von Dokumentationen im Team. Zudem können verschiedene Tools und Apps integriert werden, um den Workflow weiter zu optimieren. Ich habe hier zusätzlich Schulungen und Video-Schnippsel in Solo-Konferenzen aufgezeichnet, um diese bearbeitet in die Doku zu integrieren.
Shotcut
Shotcut ist ein Open-Source-Videobearbeitungstool, das sich ideal für die Erstellung von Video-Tutorials und Schulungsvideos eignet. Mit Shotcut können Videos geschnitten, bearbeitet und mit Kommentaren und Effekten versehen werden. Videos sind eine hervorragende Ergänzung zu schriftlichen Dokumentationen, da sie komplexe Prozesse und Anleitungen anschaulich erklären und die Benutzerfreundlichkeit erhöhen.
Die Kombination dieser Tools kann die Erstellung und Pflege von Dokumentationen erheblich erleichtern. Confluence bietet eine zentrale Plattform zur Verwaltung und Zusammenarbeit, Greenshot und Gliffy unterstützen die visuelle Dokumentation, Teams erleichtert die Kommunikation und Abstimmung, und Shotcut ermöglicht die Erstellung von erklärenden Videos. Mit diesen Werkzeugen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Dokumentation stets aktuell, umfassend und leicht zugänglich ist.
Von den Tools zu Praxis
Im nächsten Teil der Serie dreht sich alles um Best Practices für die Erstellung und Pflege von Dokumentationen. Ich zeigen anhand meiner aktuellen Doku, wie durch konsistente Formatierung, regelmäßige Updates und effektive Versionskontrolle die Qualität verbessert werden kann. Entdecke bewährte Strategien, um Feedback zu integrieren und Dokumentations-Tools nahtlos in deine Arbeitsprozesse einzubinden. Bleib dran und erfahre, wie du deine Dokumentation klar, aktuell und nützlich gestaltest!